À propos
Filevanta
Filevanta est né au sein d'un bureau d'études, pour répondre à un problème très concret rencontré sur le terrain : la difficulté de gérer simplement et proprement les échanges de documents avec les sous-traitants.
L'outil a d'abord servi en interne. Aujourd'hui, on le propose au reste de la profession. L'idée n'était pas de créer un énième outil de stockage, mais de répondre à une situation que beaucoup connaissent déjà : plusieurs entreprises à coordonner, des documents qui circulent dans tous les sens et, surtout, la nécessité de garder certains échanges strictement confidentiels.
Pourquoi Filevanta existe
Sur un projet de bâtiment, la phase de consultation peut rapidement devenir difficile à gérer.
Un Drive partagé où plusieurs personnes cherchent la bonne version d'un plan. Des pièces jointes trop volumineuses pour passer par email. Des échanges qui s'accumulent dans des fils de discussion interminables. Et, dans certains cas, plusieurs sous-traitants consultés pour un même lot, avec le risque de laisser apparaître à l'un ce qui était destiné à l'autre.
Ce dernier point est loin d'être anodin. Lorsqu'on consulte plusieurs entreprises concurrentes, les offres, les prix, les plans et les documents transmis doivent rester confidentiels.
Filevanta est parti de cette réalité.
À l'origine, un bureau d'études devait gérer manuellement l'isolement des rendus de plusieurs sous-traitants sur un appel d'offres. Il fallait créer des dossiers séparés, envoyer des liens individuellement, relancer les entreprises et vérifier que chacun avait bien accès uniquement à ce qui le concernait.
Les outils utilisés à l'époque (Drive, WeTransfer, email) fonctionnaient individuellement, mais aucun n'était réellement conçu pour ce fonctionnement.
Filevanta a donc été pensé autour de ce besoin : un espace documentaire simple, organisé par projet, qui permet de travailler avec chaque sous-traitant sans mélanger les échanges.
À qui s'adresse Filevanta ?
Des profils concrets, pas une liste marketing.
Bureaux d'études et MOE
Filevanta s'adresse avant tout aux chargés d'affaires, chefs de projet et équipes qui coordonnent quotidiennement les documents d'un projet : plans, pièces techniques, demandes de prix, rendus, échanges et documents de suivi.
Des dossiers qui peuvent rester actifs pendant plusieurs semaines, voire plusieurs mois, et qui nécessitent de garder une organisation claire du début à la fin.
Équipes qui gèrent des appels d'offres
C'est particulièrement utile lorsqu'un même lot est envoyé à plusieurs entreprises concurrentes.
Chaque sous-traitant dispose alors de son propre espace pour déposer son offre et échanger avec le bureau d'études, sans pouvoir accéder aux documents ou aux échanges des autres entreprises consultées.
La confidentialité n'est donc pas une règle à appliquer manuellement : elle fait partie du fonctionnement même de l'outil.
Ce que Filevanta n'est pas
Filevanta n'a pas vocation à remplacer votre GED, votre logiciel de conception ou votre environnement BIM.
Ce n'est pas non plus une suite logicielle remplie de dizaines de fonctionnalités dont une petite équipe n'utilisera qu'une poignée.
Filevanta se concentre sur une chose : organiser les échanges documentaires entre un bureau d'études et ses sous-traitants.
L'objectif est que l'outil puisse être mis en place rapidement et utilisé sans formation particulière, sans ajouter une couche de complexité à des projets qui en ont déjà suffisamment.
Une approche différente
Un outil pensé autour du métier, pas autour du stockage
Un Drive sait stocker des fichiers. Il ne comprend pas qu'un document correspond à un appel d'offres, qu'il est destiné à un sous-traitant précis ou que plusieurs entreprises concurrentes doivent rester totalement séparées.
Filevanta est conçu autour de ces situations.
La confidentialité fait partie du fonctionnement
Lors d'un appel d'offres, chaque entreprise dispose de son propre espace de rendu. Les échanges restent séparés et les sous-traitants ne peuvent pas voir les documents des autres.
Même logique en phase chantier : les canaux d'échange permettent de garder une séparation claire entre les différents intervenants.
La simplicité est volontaire
Pas de BIM, pas de GED complexe, pas de quinze modules à paramétrer.
Filevanta doit pouvoir être compris immédiatement par une équipe de bureau d'études, installé en quelques minutes et utilisé sans avoir besoin de revoir toute son organisation.
Pour voir le produit en situation : cas d'usage et fonctionnalités.
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