Documentation
Comment fonctionne Filevanta
Fonctionnalité par fonctionnalité : ce que fait chaque brique, et dans quel cas elle sert. De la consultation à la fin du chantier.
Un espace par projet, une arborescence à vous
Chaque affaire a son propre espace : plans, CCTP, notes de calcul, pièces administratives. Vous créez les dossiers et sous-dossiers comme vous le feriez sur votre serveur, sans profondeur imposée. Le dossier racine s'appelle « Général » et sert de point d'entrée.
Les documents d'un dossier sont affichés du plus récent au plus ancien, avec leur date de dépôt et leur auteur. Un projet terminé peut être archivé : il reste consultable, mais son contenu n'évolue plus.
Quand l'utiliser : dès le lancement d'une affaire. Reprenez l'arborescence que votre équipe connaît déjà plutôt que d'en inventer une nouvelle.
Inviter les sous-traitants, dossier par dossier
Vous invitez une entreprise par email. Elle crée son accès et retrouve uniquement les dossiers que vous lui avez ouverts. Les droits se règlent dossier par dossier, et s'appliquent automatiquement aux sous-dossiers créés ensuite.
Les entreprises avec lesquelles vous travaillez régulièrement sont enregistrées dans un carnet de contacts, avec leur métier et leur société : sur le projet suivant, l'invitation prend quelques secondes. Vos collaborateurs internes s'invitent de la même façon, avec un accès complet au projet.
| Droit | Ce qu'il autorise |
|---|---|
| Consulter | Voir le dossier et la liste des documents |
| Télécharger | Récupérer les fichiers du dossier |
| Déposer | Ajouter des fichiers dans le dossier |
| Commenter | Écrire dans la discussion du dossier et de ses documents |
Un accès peut être révoqué à tout moment, et les droits ajustés en cours de projet sans réinviter l'entreprise.
Recevoir les offres dans des dossiers séparés
Quand vous invitez une entreprise sur une consultation, Filevanta crée automatiquement son dossier de rendu privé. Elle y dépose son devis, son mémoire technique, son planning. Vous n'avez ni dossier à créer, ni lien individuel à envoyer.
De votre côté, un tableau de suivi indique qui a déposé et qui reste en attente. À la date limite, vous clôturez les dépôts : les nouveaux envois sont bloqués, mais vous gardez la lecture des pièces et la possibilité d'échanger avec les candidats.
Quand l'utiliser : dès qu'un même lot part chez plusieurs entreprises, ou pour toute remise d'offre avec une échéance.
La confidentialité n'est pas une option à cocher
C'est le point le plus sensible d'une consultation, donc c'est intégré au fonctionnement de la plateforme plutôt que laissé à votre vigilance.
Chaque entreprise invitée dépose dans un dossier qui n'appartient qu'à elle. Les dossiers des autres candidats ne lui sont pas seulement inaccessibles : ils n'apparaissent pas dans son arborescence. Elle ne voit pas non plus la liste des entreprises consultées, et leurs noms sont remplacés par des pseudonymes dans les discussions.
Ce cloisonnement est actif par défaut, sans réglage à faire. Un dossier n'est visible par plusieurs entreprises que si vous leur en ouvrez l'accès volontairement.
Ce que voit ST Énergie Plus
Les dossiers des autres entreprises consultées n'apparaissent pas dans cette vue, et leurs noms restent masqués.
Ce que voit le bureau d'études
Vue complète et suivi des dépôts, sans avoir à créer ni surveiller les cloisonnements à la main.
Sur un projet qui ne relève pas de la consultation, vous pouvez désactiver ce cloisonnement depuis les réglages du projet pour travailler en mode collaboratif classique.
Un canal privé par entreprise, jusqu'à la fin du chantier
Le marché attribué, les besoins changent : il faut échanger des factures d'avancement, des avenants, des pièces qui ne concernent qu'un lot. Chaque entreprise dispose donc d'un dossier d'échange privé avec le bureau d'études, en parallèle des dossiers de travail partagés.
Ces canaux restent actifs même après la clôture des dépôts d'offres : on passe de la consultation à l'exécution sans changer d'outil ni recréer les accès.
Quand l'utiliser : pour tout ce qui est bilatéral et sensible : situations de travaux, avenants, pièces contractuelles.
Extension lycée · Phase EXE
Canal d'échange confidentiel par entreprise
Visible uniquement par l'entreprise concernée et le bureau d'études. Les autres lots n'y ont pas accès.
Les questions restent attachées aux documents
Chaque dossier a son fil de discussion, chaque document peut être commenté directement. Une précision demandée sur un plan reste donc lisible à côté du plan, pas enfouie dans une boîte mail. Les personnes concernées reçoivent une notification par email, qu'elles peuvent désactiver depuis leur compte.
En parallèle, un journal d'activité conserve les dépôts, les consultations, les invitations et les changements de droits. Utile en réunion de coordination, ou simplement pour savoir si une entreprise a bien ouvert le dossier qu'on lui a transmis.
plan-rdc-v3.pdf
Discussion attachée au document
Bureau d'études
Merci de préciser la réservation de gaine en zone B.
ST Pro CVC
Corrigé, nouvelle version déposée dans Fluides.
Stockage, projets actifs et forfaits
Chaque forfait donne un volume de stockage et un nombre de projets actifs. L'espace consommé est visible en permanence depuis le tableau de bord, et une alerte prévient avant d'atteindre la limite. Archiver un projet libère une place de projet actif ; pour récupérer du stockage, il faut supprimer des fichiers.
Les sous-traitants et collaborateurs que vous invitez ne paient rien et ne sont pas facturés à l'utilisateur.
Le détail des volumes et des tarifs se trouve sur la page Tarifs.
Questions fréquentes
Sécurité, hébergement, réversibilité et compatibilité : les points qu'on nous demande de préciser avant de basculer un dossier.
Qui peut voir quoi, concrètement ?+
Votre équipe interne voit l'ensemble du projet. Un sous-traitant invité ne voit que les dossiers pour lesquels vous lui avez ouvert un droit, plus son propre dossier de rendu ou d'échange. Les dossiers des autres entreprises ne lui sont pas seulement inaccessibles : ils n'apparaissent pas.
Comment les fichiers sont-ils protégés ?+
Les téléchargements passent par des liens signés à durée très courte, générés à la demande après vérification des droits : il n'existe pas de lien public permanent vers un document. Les échanges sont chiffrés en HTTPS et les fichiers exécutables sont refusés au dépôt.
Où sont hébergées les données ?+
La base de données et les fichiers sont hébergés chez Supabase, sur des serveurs situés en Irlande (Union européenne). Le site et l'application sont diffusés via Vercel. La liste complète des sous-traitants figure dans notre politique de confidentialité.
Puis-je récupérer mes données si j'arrête ?+
Oui. Vos documents restent téléchargeables à tout moment depuis l'application, dans leur format d'origine : rien n'est converti dans un format propriétaire. Pour une récupération en masse ou une clôture de compte, écrivez-nous et nous vous accompagnons.
Est-ce compatible avec nos logiciels métier ?+
Filevanta ne remplace pas votre outil de conception : vous continuez à travailler dans votre CAO, votre logiciel de calcul ou votre environnement BIM, et vous déposez ici les livrables à partager (PDF, DWG, IFC, Office, images, archives). La taille maximale est de 4 Go par fichier.
Comment démarrer depuis un Drive existant ?+
Sans reprise globale. Créez un projet, recréez l'arborescence utile, puis importez les fichiers du dossier en cours. La plupart des cabinets commencent par une consultation ou un chantier actif, puis étendent au fur et à mesure.